La birou sunt sedinte..mai des sau mai rar..dar sunt! Si se pare ca, desi utile, nimeni nu le prea iubeste. Atunci cum putem sa obtinem cele mai bune rezultate, daca nu intelegem ce si cum anume trebuie sa procedam? Daca nu reusim sa ne punem toti de acord? Dar sti care este problema majoritatii aici? Banuiesti deja, nu :)?  ….Exact: comunicarea!

Ei bine, la sedinte, scopul ramane comun, insa multi nu vad asta, si o sedinta ajunge sa fie pentru multi un fel de camp de lupta, tacit, subtil sau direct. Situatia aceasta conflictuala este  o realitate in multe cazuri in prezent. Doar ca … o sedinta nu este un razboi si nici nu trebuie sa fie! Nu esti un soldat, ci esti parte dintr-o echipa!

Am discutat intr-un articol anterior despre cum sa comunicam eficient cu colegii de la birou. Astazi discutam despre cum sa ne intelegem intr-o sedinta si care sunt ideiile gresite sau preconcepute intr-o astfel de situatie, unde se greseste, care sunt responsabilitatiile tale, cat si solutiile eficiente in cadrul sedintelor.

Asa cum spuneam si in alte articole, esti responsabil de ceea CE comunici si de CUM anume comunici. Esti in totalitate responsabil de ceea ce le trasmiti celor din jurul tau, iar eficienta comnunicarii tale reiese din feed-back-ul pe care ti-l trainsmit angajatii tai, verbal sau non-verbal!

Rezerva-ti te rog in acest moment cateva minute sa te gandesti la relatia pe care o ai in acest moment cu echipa sau angajatii tai. Daca nu este una tocmai buna…atunci este posibil sa ai dificultati in a transmite in mod eficient un mesaj, o sarcina sau un target!

Spuneam mai devreme ca acest articol este foarte util pentru manageri ( diverse niveluri ierarhice), pentru cei care coordoneaza o echipa si au target-uri de atins cu ajutorul acsteia .

In general, sedinta este convocata/stabilita de MANAGER, asa ca este bine de retinut in acest sens ca persoana care stabileste cadrul comunicarii controleaza deci comunicarea, iar in acest sens ar trebui sa fie managerul, dar nu este obligatoriu 🙂 Cu siguranta un cadru util ar fi cel de genul castig/castig, pentru ca este lesne de inteles ca un proiect/ un target/ un obiectiv de orice fel are impact direct asupra tuturor partilor implicate, si nu numai.

Daca ocupi o functie de manager, ai grija sa prezinti obiectiv si corect avantajele proiectului tuturor partilor implicate, dar si dezavantajele in cazul in care acestea exista!Oamenii au dreptul sa cunoasca “sarcina” intr-o maniera obiectiva si completa, pentru ca acest lucru le da o mai mare flexibilitate in gandire, orizonturi mai largi in creearea unor strategii si posibilitatea crescuta de a atinge rezultatul dorit.

Nu incerca sa prezinti echipei tale doar ceea ce consideri tu necesar. A fi subiectiv inseamna de multe ori a nu oferi informatiile necesare, sau a oferi informatii insuficiente, deci nu ai cum sa obtii rezultate cu o echipa care va lucra in necunostiinta de cauza! Da-le libertatea de a alege cum anume sa ajunga la rezultatul dorit, pentru ca abia atunci ii vei responsabiliza si ii vei ajuta sa isi dezvolte increderea si stima de sine. Daca le lasi acesta libertate, le transmiti ca ai incredere in ei, ca ii consideri capabili sa contribue eficient la cresterea companiei, ca sunteti o echipa. II MOTIVEZI!

Aici apare si principiul reciprocitatii. Atunci cand oferi ceva, persoana in cauza va simti nevoia sa iti ofere un alt lucru/serviciu in schimb. (  este vorba deci de un truc psihologic) Gandeste-te cum ar fi sa le oferi angajatilor tai stima de sine! Ce ai putea primi in schimb daca oferi respect?

Oamenii in general au tendinta sa priveasca lucrurile intr-un mod personal, adica din punctul lor de vedere, asa ca ar trebui sa pui problema, in cadrul unei sedinte, ceva de genul:  “ Din persepectiva sistemului” pentru ca un sistem sanatos (fie el companie/societate) va aduce avantaje si sustinere tuturor angajatiilor sai, indiferent de nivel sau pozitie. O companie profitabila va aduce salarii, bonusuri si stabilitatea unui loc de munca, iar pe masura ce va creste, va creea alte noi locuri de munca, deci util si pentru societate in definitiv.

O alta problema care poate duce la disfunctionalitati in comunicare in cadrul unei sedinte este prezentarea unui anumit lucru ( proiect, idee, strategie, obiectiv) intr-o maniera imperativa, la timpul prezent, ceea ce creeaza subtil o constrangere si o obligativitate.

De aici rezulta presiunea si stresul, care duc in multe cazuri la rezultate slabe din partea echipei tale. Pentru a constrange nu inseamna a motiva, iar oamenii care lucreaza sub presiune nu vor avea rezultatele dorite sau asteptate

Prezinta obiectivul dorit, oferind insa flexibilitate echipei tale. Spune ce anume ar trebui sa se intample ( cresterea vanzarilor cu x%, creearea unui proiect pana la o anumita data, negocierea cu un anume furnizor) insa acorda angajatului tau libertatea de a alege CUM ANUME va atinge acel rezultat!  Nu incerca sa ii spui cum ar trebui sa procedeze! Este una dintre greselile frecvente care pot exista, in anumite cazuri fatale, ale multor manageri. Acorda-i angajatului tau libertatea de a atinge rezultatul asa cum stie si intelege el.

Ideea de baza ar fi ca folosirea proiectiilor in viitor, ne ajuta sa analizam mult mai usor posibilitatiile, metodele, strategiile utile pentru o anumita sarcina, si implicit, pentru atingerea unui rezultat. Mediul care se creeaza prin presupunere nu este la fel de amenintator ca atunci cand ne confruntam cu o schimbarea reala.

Aceasta modalitate este extrem de valoroasa in relatia cu oamenii care se opun schimbarii, oamenii mai rigizi, adeptii zonei de confort, deci poti spune“ Stiu ca acest lucru il consideri imposibil, insa daca nu ar fi, cum ai proceda? 🙂

Formuland astfel acordam flexibilitate, si nu constragem pe nici un plan. Din start se deschide o lume a posibilitatilor. Un lucru imposibil, devine ca prin magie posibil…sau macar i-am creea premisele sa fie 🙂

Exista numeroase mici trucuri bazate de diverse metode sau tehnici, pentru o comunicare cat mai buna in timpul unei sedinte, insa sunt mult prea multe, iar subiectul este destul de amplu, asa ca daca va confruntati cu probleme de genul acesta, as fi bucuroasa sa iti pot oferi mai multe informatii care ar putea fi utile in sensul asta.

 

Cu bine

Delia Thedorescu

Life and Buisness Coach